В основе любой автоматизации предприятия должно лежать совершенствование управленческих процессов и делопроизводства в целом.

Построение корпоративной информационной системы должно начинаться, на наш взгляд, с разработки организационной модели деятельности предприятия со структурно-функциональными схемами связи объектов предприятия и их взаимодействия, с их информационно-документационного обеспечения. Только на основе этой модели строится КИС «как должно быть». В работу необходимо вовлекать службы делопроизводства и специалистов, ответственных за делопроизводство (будущих главных пользователей системы), специалистов по постановке ИТ, для формулирования постановок задач по программированию программно-аппаратного комплекса. Важно иметь разработанный на предприятии перечень формализованных форм документов, в которых должно быть отражено, кто документ составляет, с кем его согласовать, кто и в каком порядке должен ставить подпись, куда документ передается, где хранится, его периодичность и т.д. При наличии такого перечня и форм значительно легче строить схемы движения документов и настраивать системы маршрутизации.

Информационно-справочная функция – главная функция документационного обеспечения управления, но в настоящее время она поставлена она на предприятиях весьма слабо. С одной стороны, службы делопроизводства предприятий редко укомплектованы сотрудниками, имеющими высшее образование по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» (350 800), поэтому не могут грамотно сформулировать требования к системе. С другой стороны, не имея конкретного проекта, разработчики КИС строят систему без привязки к конкретному предприятию, что не эффективно.

Сегодня только комплексно организованная, обязательная и распространяющаяся на все подразделения без исключения формализация делопроизводства, жестко требующая единых правил работы с документами по всему ЖЦИ в ЕИП, даст максимальный эффект от внедрения автоматизации управления. В противном случае автоматизация несовершенной, противоречивой и запутанной ИС и ее информационно-документационного обеспечения приведет к созданию такой же несовершенной, противоречивой и запутанной автоматизированной ИС.

Имея в наличии комплексно проработанный проект автоматизированной ИС «как должно быть», необходимо сформулировать ряд основных критериев для выбора оптимальной программы из имеющихся на рынке предложений. Выбор автоматизированной системы управления делопроизводством в ЕИП должен включать не одну сотню параметров сравнения, поэтому ограничимся главными функциями (рис. 5.1).

Согласно схеме (рис. 5.1) концентрические окружности – анализ имеющихся на рынке предложений, а все функции условно делятся на восемь групп:

1) навигации и организации доступа;

2) учета документов;

3) работы с архивом документов и обработки изображений;

4) маршрутизации документов и контроля их состояния;

5) средств автоматизации бизнес-процессов (событий);

6) поиска и управления знаниями;

7) расширения функциональности.

Функции навигации и организации доступа к информации обеспечивают удобство доступа пользователей к ПО и включают такие базовые средства, как персональные и групповые очереди заданий на обработку документов, средства навигации по иерархии данных в системе, возможность манипуляции представлениями данных, средства инициализации функции обработки документов и т.д.

Функции учета документов или средства развертывания картотеки обеспечивают фиксацию сопроводительной информации о документах, атрибутов документов и ссылок, ведение справочников, разработку учетных карточек документов, определение бизнес-логики обработки учетных карточек (проверка значения полей, обеспечение уникальности, автоматическая нумерация), определение операций обработки документов, поддержку ЖЦ обработки документа и т.д.

Функции работы с архивом документов и обработки изображений включают хранение файлов документов, управление блокировками, версиями, оптимизацию стоимости хранения. Сюда также входят функции сканирования и распознавания текстов документов и т.д.

Функции маршрутизации документов и контроля их состояния обеспечивают доставку документов до автоматизированных рабочих мест (АРМ) пользователей, позволяют обрабатывать документы в режимах online (с использованием электронной почты), собирать информацию о действиях пользователя, контролировать текущее состояние документов и т.д.

Средства автоматизации бизнес-процессов (событий) включают средства их моделирования, средства имитационного моделирования и среду для реализации и контроля процессов, а также средства накопления статистики об исполнении процессов и анализа их стоимости и эффективности.

Средства организации групповой работы включают в себя блок функций, связанных с организацией различных теле-, аудио- и видеоконференций, а также средства групповых обсуждений и разработки документов.

Функции поиска и управления знаниями включают полнотекстовый, атрибутивный поиски и поиски по классификаторам, средства организации сложных поисковых запросов, разнообразные технологии интеллектуального поиска, средства каталогизации и классификации документов, создания баз знаний по различным предметным областям и т.д.

Возможности расширения функциональности играют важнейшую роль при выборе системы. На практике ни одна система не реализует полного набора функций

(см. рис. 5.1, жирная линия очерчивает функции, реализованные конкретной системой). Разработчикам приложений, при необходимости, приходится компенсировать недостатки платформы. Кроме этого, выбранная система должна интегрироваться со службой каталога и системой безопасности, работать под управлением определенных серверных и клиентских операционных систем, т.е. соответствовать сложившейся инфраструктуре предприятия.