После выявления сущности управления, характеристики управленческого труда, необходимо рассмотреть управление не как единовременное действие, а как серию непрерывных взаимосвязанных действий, как процесс.
Процессный подход был предложен представителями административной школы управления, а именно А. Файолем. До этого функции управления рассматривались как независимые друг от друга. А. Файоль рассмотрел функции управления как взаимосвязанные в единый процесс.
А. Файоль выделил пять функций управления: «управлять, означает предсказывать и планировать, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать».
Выделение функций управления имеет большое значение. Во-первых, функции управления организацией, их распределение по исполнителям определяют структуру и штаты, закрепляют вертикальное разделение труда. Любое воздействие на управляемую систему может быть реализовано только через функции управления.
Таким образом, выявляется тесная взаимосвязь и взаимообусловленность структуры и функций управления.
Во-вторых, выделение функций управления помогает совершенствованию управленческого процесса, обобщению и передаче управленческого опыта.
В третьих, изучение функций управления дает понимание содержания управленческой деятельности.
Функция — широко распространенное слово, имеющее множество значений. Функция (лат.functio) — это обязанность, круг деятельности, назначение, роль.
Функция менеджмента как возможная область формирования управляющего воздействия предполагает осуществление непрерывных взаимосвязанных между собой действий по выработке средств и методов воздействия и их реализации применительно к решению конкретной проблемы. Поэтому функция рассматривается как объективно необходимая область процесса управления, имеющего временную и пространственную определенность и конечную результативность.
В содержательном аспекте управление состоит из определенного набора функций, а во временном — из совокупности стадий процесса.
• Возникновение функций управления — результат разделения и специализации управленческого труда, дифференциации целенаправленных воздействий.
• Образование системы функций — необходимый процесс, порождаемый сложностью и разнообразием производства и управления им.
• Функции управления — это особые, конкретные виды управленческой деятельности, осуществляемые специальными приемами и способами.
• Функции управления определяют устойчивый состав специфических видов управленческой деятельности, характеризующихся однородностью целей, действий или объектов их приложения.
Прежде всего, различный смысл придается самому понятию «функций управления», в силу чего избираются неоднородные основания (критерии) для их выделения. Классификации, перечни (даже при единстве критериев) расходятся по числу выделяемых функций, степени их укрупнения и др.
Функция управления – это относительная обособленность, однородность, стабильность различных видов управленческой деятельности.
В американском учебнике «Основы менеджмента» речь идет о четырех функциях:
· планирование;
· организация;
· мотивация;
· контроль.
По мнению авторов, к числу основных функций управления относятся: планирование, организация, координация, стимулирование и контроль.
Планирование (прогнозирование) представляет собой форму проявления целенаправленного воздействия на объект управления, предусматривающую выработку и постановку целей и задач в сфере управления организации, а также определение путей и средств реализации планов для достижения поставленных целей.
Планы содержат перечень того, что должно быть сделано, определяют последовательность, ресурсы и время выполнения работ, необходимые для достижения поставленных целей. Соответственно, планирование включает:
· установление целей и задач;
· разработку стратегий, программ и планов для достижения целей;
· определение необходимых ресурсов и их распределение по целям и задачам;
· доведение планов до всех, кто их должен выполнять и кто несет ответственность за их реализацию.
Организация — вторая функция управления, задачей которой является формирование структуры организации, а также обеспечение всем необходимым для ее нормальной работы — персоналом, материалами, оборудованием, зданиями, денежными средствами и др. Организовать — это значит разделить на части и делегировать выполнение общей управленческой задачи путем распределения ответственности и полномочий, а также установления взаимосвязей между различными видами работ.
Основной показатель высокой организации управления — ее быстрая реакция на изменения внешней среды.
Цели организации как функции управления:
· во-первых, обеспечение перехода из имеющегося состояния в желаемое;
· во-вторых, определение способов, с помощью которых можно перевести с наименьшими затратами и в минимальные сроки имеющиеся в действительности показатели в планируемое состояние.
Мотивация — труда как функция управления призвана во-первых, определить потребности персонала.
Основная задача мотивирования состоит в том, чтобы члены организации выполняли работу в соответствии с делегированными им обязанностями и планом.
Мотивация — это деятельность, имеющая целью активизировать трудовой коллектив и каждого работающего в организации и побудить их эффективно трудиться для выполнения целей, сформулированных в планах.
В процессе мотивации
· устанавливаются или оцениваются неудовлетворенные потребности;
· формулируются цели, направленные на удовлетворение потребностей;
· определяются действия, необходимые для удовлетворения потребностей.
Действия по мотивации включают экономическое и моральное стимулирование, обогащение самого содержания труда и создание условий для проявления творческого потенциала работников и их саморазвития. Осуществляя эту функцию, менеджеры должны постоянно воздействовать на факторы результативной работы членов трудового коллектива.
Современные менеджеры внимательно относятся к таким факторам, как
· разнообразие работы по содержанию;
· рост и расширение профессиональной квалификации работающих;
· удовлетворение от работы и ее результатов;
· повышение ответственности;
· условия для проявления инициативы;
· осуществление самоконтроля.
Контроль — это форма проявления целенаправленного воздействия на коллективы людей, предусматривающая наблюдение за их деятельностью для выявления отклонений от установленных норм и правил, требований в процессе реализации этих планов.
Контроль — это управленческая деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации.
В ней выделяют два главных направления
· контроль за выполнением работ, намеченных планами;
· принятие мер по корректировке плана или по регулировке всех значительных отклонений от него.
Главные инструменты выполнения этой функции — наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ. По результатам контроля производится корректировка ранее принятых решений, планов и даже норм и стандартов. В общем процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи. Эффективно поставленный контроль обязательно должен быть достаточно простым и своевременным, иметь стратегическую направленность и ориентироваться на результаты.
Все перечисленные функции действуют в единстве.
По мнению В. И. Кнорринга, общими функциями следует считать организацию производства, планирование (прогнозирование, моделирование, программирование), координацию, мотивацию, контроль и учет выполнения поставленных задач и, наконец, маркетинг, выделенный недавно в самостоятельную функцию управления (рис. 1).
Рис. 3.3. Функции управления
Маркетинговый подход предполагает ориентацию управляющей подсистемы на потребителя при решении любых задач, поэтому считаем целесообразным относить маркетинг к общей функции управления:
В задачи маркетинга надо включать:
· разработку стратегии развития объекта;
· определение нормативов конкурентоспособности товара;
· установление порядка применения на последующих стадиях жизненного цикла объекта концепции маркетинга;
· рекламу;
· формы сбыта товара.
Изучение процесса управления с точки зрения его функций позволяет установить объемы работ по каждой из функций. Каждая управленческая функция наполнена характерным для нее объемом и содержанием работ и имеет специфическую структуру, в рамках которой она реализуется. Функция управления подчиняется логическому алгоритму, четкой последовательности регламентированных действий, то есть управленческих операций и процедур.
Управленческая процедура — набор действий, с помощью которых осуществляется функция управления. Операция — непосредственное действие; это элемент, составная часть процедуры.
Перечень конкретных управленческих процедур и операций, необходимых для выполнения каждой функции, можно представить в виде табл. 1.
Таблица 3.2 Взаимосвязь функций управления с управленческими процедурами и операциями
Функции управления |
Управленческие процедуры и операции |
Планирование |
Выполнить прогнозирование. Определить цели. Разработать стратегию. Наметить программу действий. Рассчитать сроки и стандарты. Определить источники финансирования. Разработать политику и процедуры |
Организация |
Разработать организационную структуру. Передать полномочия. Определить отношения к работе. Разработать процесс принятия решения. Определить коммуникации |
Мотивация |
Выяснить потребности персонала. Определить способы стимулирования, позволяющие удовлетворить потребности каждого сотрудника. |
Контроль |
Определить стандарты результатов. Обеспечить их измерение. Провести оценку результатов. Осуществить регулирование и корректировку. Учесть поведенческую сторону контроля. |