Обязательный признак нотариальной деятельности – ее осуществление специальными субъектами. Нотариальная деятельность в Российской Федерации, как уже отмечалось, осуществляется нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах или занимающимися частной практикой. Однако нотариусы являются не единственными субъектами, имеющими право совершать нотариальные действия. В соответствии со ст. 1 Основ законодательства о нотариате в случае отсутствия в населенном пункте нотариуса нотариальные действия совершают должностные лица органов исполнительной власти, уполномоченные на совершение этих действий.
Должностные лица органов исполнительной власти наделяются правом совершать нотариальные действия в связи с тем, что нотариальные конторы располагаются в основном в крупных населенных пунктах и для удовлетворения потребности населения небольших и территориально отдаленных населенных пунктов в нотариальных действиях, совершаемых нотариусами, пришлось бы преодолевать расстояние в сотни километров.
Перечень нотариальных действий, совершение которых возможно должностными лицами органов исполнительной власти, ограничен; к их числу отнесены нотариальные действия, за совершением которых чаще всего обращаются к нотариусам. Кроме того, это действия, не требующие большого объема специальных юридических знаний, поскольку должностные лица органов исполнительной власти не обязаны иметь высшее юридическое образование.
Ограниченность круга нотариальных действий, совершаемых должностными лицами органов исполнительной власти, объясняется тем, что данные лица не отвечают тем требованиям, которым должно отвечать лицо, осуществляющее нотариальную деятельность. Как нами уже отмечалось, должностные лица органов исполнительной власти (как и должностные лица консульских учреждений Российской Федерации) не являются субъектами осуществления нотариальной деятельности, они лишь производят некоторые нотариальные действия. Возможность совершения должностными лицами
органов исполнительной власти и должностными лицами консульских учреждений Российской Федерации отдельных нотариальных действий закреплена ст. 1, 3, 37 – 39 Основ законодательства РФ о нотариате.
Поскольку главное и основное содержание нотариальной деятельности состоит именно в совершении нотариальных действий, на первый взгляд, можно сделать вывод о том, что указанные должностные лица осуществляют нотариальную деятельность наравне с нотариусами. Тем не менее, при осуществлении уполномоченными должностными лицами нотариальных действий объективно не соблюдается целый ряд признаков нотариальной деятельности:
· принцип профессионализма осуществления нотариальной деятельности (согласно ст. 3 Основ законодательства РФ о нотариате, должностным лицам органов исполнительной власти и консульских учреждений Российской Федерации не требуется получения лицензии на право нотариальной деятельности, а отсюда и обязательного наличия высшего юридического образования и выполнения иных обязательных требований);
· принцип независимости и беспристрастности;
· об исключительности нотариальной деятельности, поскольку должностные лица продолжают осуществлять свою основную деятельность.
В соответствии со ст. 37 Основ законодательства РФ о нотариате должностные лица органов исполнительной власти уполномочены совершать следующие нотариальные действия:
1) удостоверять завещания;
2) удостоверять доверенности;
3) принимать меры к охране наследственного имущества;
4) свидетельствовать верность копий документов и выписок из них;
5) свидетельствовать подлинность подписи на документах.
Порядок совершения нотариальных действий должностными лицами органов исполнительной власти в населенных пунктах, где нет нотариусов, устанавливается Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий должностными лицами органов исполнительной власти, утвержденной Министерством юстиции РФ 19 марта 1996 г.
Совершение нотариальных действий возлагается решением органа исполнительной власти (или распоряжением его руководителя) на одно из должностных лиц аппарата органа исполнительной власти (далее – должностные лица) только в случае отсутствия в населенном пункте нотариуса.
Должностные лица при совершении нотариальных действий в своей деятельности руководствуются Конституцией РФ, конституциями или уставами субъектов РФ, Основами законодательства РФ о нотариате, законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также международными договорами Российской Федерации.
Методическое руководство по совершению должностными лицами нотариальных действий осуществляют органы юстиции субъектов РФ.
При совершении нотариальных действий должностные лица обязаны соблюдать тайну совершаемых нотариальных действий, в связи с чем им запрещается разглашать сведения, оглашать документы, которые стали им известны в связи с совершением нотариальных действий, в том числе и после увольнения, за исключением случаев, предусмотренных законом.
Сведения (документы) о совершенных нотариальных действиях могут выдаваться только лицам, от имени или по поручению которых совершены эти действия.
Справки о совершенных нотариальных действиях выдаются по требованию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами, а также по требованию арбитражного суда в связи с находящимися в его разрешении спорами.
Справки о завещании выдаются только после смерти завещателя по представлению свидетельства о смерти.
Правила о соблюдении тайны нотариальных действий распространяются также на лиц, которым о совершении нотариальных действий стало известно в связи с выполнением ими служебных обязанностей.
Суд может освободить должностное лицо от обязанности сохранения тайны, если против него возбуждено уголовное дело в связи с совершенным нотариальным действием.
Должностные лица, на которых возложено совершение нотариальных действий, обязаны оказывать содействие физическим и юридическим лицам в осуществлении их прав и защите законных интересов, разъяснять им права и обязанности, предупреждать о последствиях совершаемых нотариальных действий с тем, чтобы юридическая неосведомленность не могла быть использована им во вред.
В необходимых случаях должностные лица по просьбе лиц, обратившихся за совершением нотариальных действий, вправе составлять проекты документов и выписок из них, изготавливать копии документов, а также давать разъяснения по вопросам совершения нотариальных действий.
Нотариальное делопроизводство осуществляется должностными лицами в соответствии с правилами, утверждаемыми Министерством юстиции РФ. На нотариально оформленные документы должна проставляться печать с наименованием государственного органа власти и изображением Государственного герба Российской Федерации.
Нотариальные действия могут быть совершены в любом органе государственной власти должностным лицом, уполномоченным на совершение нотариальных действий, за исключением принятия мер к охране наследственного имущества.
Нотариальные действия совершаются в день предъявления всех необходимых для этого документов и уплаты государственной пошлины.
Совершение нотариального действия должностным лицом органа исполнительной власти может быть отложено в случае:
· необходимости истребования дополнительных сведений от физических и юридических лиц;
· направления документов на экспертизу.
Совершение нотариальных действий должно быть отложено, если в соответствии с законом необходимо запросить заинтересованных лиц об отсутствии у них возражений против совершения этих действий.
Срок отложения совершения нотариального действия не может превышать месяца со дня вынесения постановления об отложении совершения нотариального действия.
По заявлению заинтересованного лица, оспаривающего в суде право или факт, за удостоверением которого обратилось другое заинтересованное лицо, совершение нотариального действия может быть отложено на срок не более десяти дней. Если в течение этого срока от суда не будет получено сообщение о поступлении заявления, нотариальное действие должно быть совершено.
В случае получения от суда сообщения о поступлении заявления заинтересованного лица, оспаривающего право или факт, об удостоверении которого просит другое заинтересованное лицо, совершение нотариального действия приостанавливается до разрешения дела судом.
При совершении нотариального действия должностные лица устанавливают личность обратившегося за совершением нотариального действия гражданина, его представителя или представителя юридического лица.
Должностные лица органов исполнительной власти не принимают для совершения нотариальных действий документы, имеющие подчистки либо приписки,
зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления, а также документы, исполненные карандашом.
Не заполненные до конца строки и другие свободные места на документах прочеркиваются, за исключением документов, предназначенных для действия за границей. Приписки и поправки должны быть оговорены.
Если документ, подлежащий удостоверению или свидетельствованию, изложен неправильно или неграмотно, должностное лицо предлагает обратившемуся лицу исправить его или составить новый. По просьбе обратившегося документ может быть составлен должностным лицом с взиманием государственной пошлины в установленном размере.
В случаях, когда удостоверяемые, выдаваемые или свидетельствуемые документы изложены на нескольких отдельных листах, они должны быть прошнурованы, листы их пронумерованы, о чем должна быть сделана соответствующая запись, которая подтверждается подписью должностного лица и заверяется гербовой печатью соответствующего органа государственной власти.
При удостоверении завещаний, доверенностей, свидетельствовании верности копий документов и выписок из них, свидетельствовании подлинности подписи на документах совершаются удостоверительные надписи в соответствии с формами, утвержденными Министерством юстиции РФ.
Должностные лица не вправе совершать нотариальные действия на свое имя и от своего имени, на имя и от имени своих супругов, их и своих родственников (родителей, детей, внуков).
Должностные лица, обнаружив при совершении нотариальных действий нарушение законности гражданами или отдельными должностными лицами, обязаны сообщить об этом для принятия необходимых мер соответствующим организациям или прокурору.
Если подлинность представленного документа вызывает сомнение, должностные лица органов исполнительной власти вправе задержать этот документ и направить его на экспертизу.
На экспертизу документ направляется с мотивированным письмом, в котором указываются:
· дата направления документа;
· фамилия, инициалы должностного лица, направляющего документ, и наименование органа государственной власти;
· наименование документа, на чье имя он выдан;
· фамилия, имя, отчество, место жительства лица, представившего документ для совершения нотариального действия;
· обстоятельства, вызвавшие необходимость направления документа на экспертизу;
· наименование экспертного учреждения, куда направляется документ для производства экспертизы;
· вопросы, поставленные на разрешение экспертизы.
Должностные лица отказывают в совершении нотариального действия, если:
1) совершение такого действия противоречит закону;
2) действие подлежит совершению должностным лицом другого органа государственной власти или нотариусом;
3) сделка не соответствует требованиям закона;
4) документы, представленные для совершения нотариального действия, не соответствуют требованиям законодательства;
5) с просьбой о совершении нотариального действия обратился недееспособный гражданин либо представитель, не имеющий необходимых полномочий.
Должностное лицо по просьбе лица, которому отказано в совершении нотариального действия, должно изложить причины отказа в письменной форме и разъяснить порядок его обжалования. В этих случаях должностное лицо не позднее чем в десятидневный срок со дня обращения за совершением нотариального действия выносит постановление об отказе в совершении нотариального действия.
Заинтересованное лицо, считающее неправильным совершенное нотариальное действие или отказ в совершении нотариального действия, вправе подать об этом жалобу в суд по месту нахождения органа исполнительной власти, в котором совершено нотариальное действие.
Возникший между заинтересованными лицами спор о праве, основанный на совершенном нотариальном действии, рассматривается судом в порядке искового производства.
Все нотариальные действия, совершаемые должностными лицами, регистрируются в реестре для регистрации нотариальных действий, который ведется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в нотариальных конторах.
Должностные лица выдают выписки из реестров для регистрации нотариальных действий по письменному заявлению физических и юридических лиц, по поручению или в отношении которых совершались нотариальные действия, а также по требованию суда, прокуратуры, органов следствия и арбитражного суда в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами.
Выписка из реестра для регистрации нотариальных действии заверяется должностным лицом с приложением гербовой печати.
В случае утраты документов, удостоверенных или выданных должностными лицами, по письменным заявлениям физических и юридических лиц, по поручению или в отношении которых совершались нотариальные действия, выдаются дубликаты утраченных документов.
Дубликат завещания может быть выдан указанным в завещании наследникам лишь по представлении ими свидетельства о смерти завещателя.
Экземпляры нотариально удостоверенных сделок, а также акты описи наследственного имущества хранятся в нарядах. Документы, на основании которых совершены нотариальные действия, приобщаются к оставляемым в нарядах экземплярам сделок, актов описи имущества, исполнительных надписей и т.п.
При необходимости возврата подлинных документов (например, доверенности, выданной с правом передоверия) лицам представившим их, оставляются копии этих документов. Копии представляются заинтересованными лицами или по их просьбе изготавливаются должностным лицом.
За совершение нотариальных действий, составление проектов документов, выполнение технической работы должностные лица органов исполнительной власти взимают государственную пошлину в соответствии с законом РФ «О государственной пошлине». Льготы для физических и юридических лиц, предусмотренные законодательством, распространяются на этих лиц при совершении должностными лицами нотариальных действий составлении проектов документов и выполнении технической работы.
Инструкция о порядке совершения нотариальных действий должностными лицами органов исполнительной власти устанавливает также правила совершения отдельных видов нотариальных действий, аналогичные в целом правилам совершения «нотариальных действий нотариусами.
В соответствии с действующей Конституцией России органы местного самоуправления не входят в систему органов государственной власти, следовательно, их должностные лица не имеют права совершать нотариальные действия. Однако исследователи отмечают, что до принятия Основ законодательства РФ о нотариате и Конституции РФ основной объем нотариальных действий, отнесенных сейчас к компетенции должностных лиц органов исполнительной власти, успешно выполнялся должностными лицами органов местного самоуправления.
Учитывая близость органов местного самоуправления к гражданам и их опыт по совершению нотариальных действий, целесообразно было бы наделить правом совершения нотариальных действий должностных лиц органов местного самоуправления. Для этого можно, во-первых, изменить содержание ст. 37 законодательства РФ о нотариате, дополнив его указанием на должностных лиц органов местного самоуправления. Во-вторых, возможен и вариант делегирования полномочий органов исполнительной власти по совершению нотариальных действий органам местного самоуправления, однако для этого нужен специальный закон субъекта РФ.
Нотариальные действия от имени Российской Федерации на территории других государств имеют право совершать должностные лица консульских учреждений Российской Федерации, уполномоченные на совершение этих действий.
В соответствии со ст. 38 Основ законодательства РФ о нотариате должностные лица консульских учреждений Российской Федерации совершают следующие нотариальные действия:
1) удостоверяют сделки, кроме договоров об отчуждении недвижимого имущества, находящегося на территории Российской Федерации;
2) принимают меры к охране наследственного имущества;
3) выдают свидетельства о праве на наследство;
4) выдают свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов;
5) свидетельствуют верность копий документов и выписок из них;
6) свидетельствуют подлинность подписи на документах;
7) свидетельствуют верность перевода документов с одного языка на другой;
8) удостоверяют факт нахождения гражданина в живых;
9) удостоверяют факт нахождения гражданина в определенном месте;
10) удостоверяют тождественность гражданина с лицом, изображенным на фотографии;
11) удостоверяют время предъявления документов;
12) принимают в депозит денежные суммы и ценные бумаги;
13) совершают исполнительные надписи;
14) принимают на хранение документы;
15) обеспечивают доказательства;
16) совершают морские протесты.
Порядок совершения нотариальных действий должностными лицами консульских учреждений устанавливается законодательными актами Российской Федерации.
Законодательными актами Российской Федерации могут быть предусмотрены и иные нотариальные действия, совершаемые должностными лицами органов исполнительной власти и должностными лицами консульских учреждений Российской Федерации.