Статья 77 Основ законодательства о нотариате определяет совершение такого нотариального действия, как свидетельствование верности копий документов и выписок из них. Нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из них, выданных юридическими лицами, а также гражданами.

Нотариально засвидетельствованные копии документов и выписки из документов могут напрямую требоваться законодательными актами. Так, например, необходимость нотариально заверенных копий учредительных документов и свидетельств о регистрации предусматривают федеральные законы «О финансово-промышленных группах», «О свободе совести и религиозных объединениях»; предоставление подлинников или соответствующим образом заверенных копий (а в ряде случаев иное соответствующее заверение, помимо нотариального, невозможно) требует Арбитражный процессуальный кодекс РФ.

Кроме того, может сложиться ситуация, когда подлинный документ, передаваемый в организацию или учреждение, одновременно потребуется предоставить в иные организации или учреждения, или подлинник будет нужен самому владельцу документа в будущем для иных целей, или владелец документа желает обезопасить себя от возможности потери его при пересылке или хранении. В связи с этим, как правило, в государственные и иные органы, организации и учреждения вместо подлинных документов представляются нотариально засвидетельствованные копии и выписки из документов.

Наиболее часто обращаются за совершением нотариального свидетельствования верности копий следующих документов:

· различных договоров, доверенностей, заявлений граждан, где подпись их нотариально удостоверена;

· аттестатов выпускников общеобразовательных учреждений, дипломов о среднем профессиональном образовании и дипломов о высшем профессиональном образовании;

· зачетных книжек (только с первой страницы, если остальные не скреплены печатью);

· справок об окончании аспирантуры, удостоверений о сдаче кандидатских экзаменов, дипломов и аттестатов об ученой степени и научном звании, похвальных грамот, дипломов (удостоверений) о присвоении званий, награждении нагрудным знаком;

· трудовых книжек, справок с места работы, справок о стаже работы, трудовых контрактов, расчетных книжек, послужных списков, командировочных удостоверений, приказов о приеме, увольнении с работы, о нахождении в отпуске, характеристик с места работы;

· медицинских документов (справок, выписок из истории болезни, справок медико-социальных экспертных комиссий (МСЭК) об установлении группы инвалидности);

· свидетельств органов записи актов гражданского состояния (ЗАГС): о рождении, усыновлении, перемене фамилии, имени, отчества, браке, расторжении брака, смерти;

· судебных документов (решений, определений, приговоров, постановлений), документов, выданных органами прокуратуры и следствия;

· военно-учетных документов об отношении лица к военной службе.

Правом свидетельствования верности копий и выписок из документов обладают все нотариусы, как работающие в государственных нотариальных конторах, так и занимающиеся частной практикой, а также должностные лица органов исполнительной власти и консульских учреждений Российской Федерации.

Обратиться к нотариусу за совершением нотариального действия по свидетельствованию верности копии документа, выписки из него может физическое или юридическое лицо, как владелец документа, так и но его поручению (без доверенности или иным образом оформленных полномочий) другое лицо.

Свидетельствование копии документов и выписок из них производится нотариусом при одновременном наличии следующих условий:

· во-первых, документы, верность копий или выписки из которых свидетельствуются, не должны противоречить законодательным актам Российской Федерации;

· во-вторых, эти документы должны иметь юридическое значение.

Документ противоречит законодательным актам Российской Федерации, в том случае, если его содержание противоправно, например, документ представляет собой текст мнимой или притворной сделки, договора купли-продажи не подлежащего гражданскому обороту имущества, или документ содержит сведения, порочащие честь и достоинство гражданина, деловую репутацию организации, а также информацию, относящуюся к банковской, медицинской, коммерческой тайне.

Нотариально свидетельствовать копию или выписку возможно только с документа, который имеет юридическое значение. Имеющим юридическое значение признается документ, затрагивающий права, обязанности или законные интересы граждан и юридических лиц. Причем неважно, существовали ли права, которые затрагиваются документом, в прошлом или будут существовать в будущем.

Юридическое значение документа не зависит от того, затрагиваются ли им существующие на данный момент правоотношения или те или иные права и обязанности существовали в прошлом и на момент нотариального свидетельствования копии документа или выписки из него правоотношения уже прекратили свое существование. В связи с чем нельзя считать обоснованным отказ нотариуса засвидетельствовать копии документов, чьи сроки действия истекли, по причине утраты ими правового значения (например, с договора, доверенности, утративших силу), поскольку документ, выданный в свое время, существует объективно и может потребоваться гражданину для подтверждения каких-либо имевшихся у него прав в какой-то период времени.

Документ имеет юридическое значение и в том случае, если он сможет в будущем затронуть субъективные права и обязанности.

Согласно ст. 77 Основ законодательства РФ о нотариате нотариус вправе свидетельствовать верность копий документов и выписок из них при условии, что эти документы не противоречат законодательным актам Российской Федерации. Возникает вопрос, допускается ли снятие копий с документов, имеющих факсимильную подпись?

В соответствии с мнением Федеральной нотариальной палаты использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифрового либо иного аналога собственноручной подписи предусмотрено п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ лишь при совершении сделок. Однако ГК установил, что факсимильная подпись допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. В этой связи Федеральная нотариальная палата полагает, что при отсутствии в документе соглашения сторон о том, что при совершении сделки возможно использование факсимильной подписи, нотариус свидетельствовать верность копий такого документа не вправе.

Копии не со всех документов, даже имеющих юридическое значение, могут быть нотариально засвидетельствованы. Так, в соответствии с указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» и актами государств СНГ о нотариате нотариус не вправе свидетельствовать верность копий паспорта гражданина, а также заменяющих его документов:

· копий удостоверений личности военнослужащего, справок об освобождении из мест лишения свободы и иных удостоверений, выданных вместо паспорта);

· партийного, профсоюзного, комсомольского, военного билетов, депутатских удостоверений, служебных удостоверений (пропусков, студенческих билетов), других документов, снятие копий с которых запрещается.

Действующее российское законодательство не содержит требований о представлении гражданами нотариально или иным образом заверенных копий общегражданских паспортов. В настоящее время это прямо запрещено указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г., (ранее аналогичное запрещение закреплялось Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами от 6 января 1987 г.).

Свидетельствование нотариусом верности копии паспорта иностранного гражданина возможно. По мнению Федеральной нотариальной палаты, эта возможность вытекает из смысла ст. 77 Основ, не содержащей каких-либо ограничений по свидетельствованию верности копий документов определенных видов. Что же касается процедуры свидетельствования верности копии с указанного документа, то

оно должно производиться при одновременном свидетельствовании верности копии документа и подлинности подписи переводчика. При этом подшивать к паспорту нотариально удостоверенный перевод его содержания недопустимо.

Нотариальная практика зарубежных органов нотариата допускает снятие копий с любых документов, в том числе с паспортов, как национальных, так и иностранных.

В настоящее время назрела необходимость разработки единого порядка нотариального свидетельствования копий, в том числе ксерокопий, документов в Российской Федерации, либо установить полный его запрет в отношении всяких документов, имеющих фотографию и печать.

Установленный указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. запрет на нотариальное свидетельствование копий паспортов является, скорее, не правилом, а исключением из общей практики нотариального удостоверения копий документов. Копии (ксерокопии) разрешено снимать, например, с удостоверений инвалидов (участников) войны, удостоверений лиц, подвергшихся радиационному воздействию Чернобыльской АЭС, пенсионных удостоверений, опекунских, удостоверений, личных книжек одиноких матерей, водительских удостоверений, свидетельств на право занятия индивидуальной предпринимательской деятельностью и иных документов.

Исследователи отмечают, что на копиях с любых документов не воспроизводятся подпись должностного лица и печать соответствующего учреждения. Напротив, сегодня в условиях достаточной технической оснащенности и наличия вспомогательных средств по изображенным на ксерокопиях фотографиям можно наглядно представить и сравнить тождество (сходство) с лицом, их предъявившим.

Нотариальное свидетельствование верности копии документа, выданного государственными органами иностранных государств, возможно только при наличии на документе отметки о легализации. Легализация документа означает подтверждение консулом или консульским управлением Министерства иностранных дел РФ соответствия документа законам страны, властями которой он выдан, и отсутствие сомнений в подлинности подписей должностных лиц на документе. В случаях, прямо предусмотренных российским законодательством, международными договорами с участием Российской Федерации, документ может быть принят и без легализации. Определенные документы, исходящие от властей ряда государств, могут быть удостоверены иным способом – посредством апостиля, отменяющего требование легализации.

Удостоверительная надпись о свидетельствовании верности копии документа производится по форме № 51: «Я (фамилия, имя, отчество), нотариус (наименование государственной нотариальной конторы, или нотариального округа), свидетельствую верность этой копии с подлинником документа. В последнем подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных недоговоренных исправлений или каких-либо особенностей нет». Далее указывается регистрационный номер в реестре, госпошлина (тариф), печать и подпись (с расшифровкой) нотариуса.

Форма удостоверительной надписи не учитывает, каким способом произведено изготовление самой копии свидетельствуемого документа: ксерокопированием, фотокопированием, переписыванием от руки.

Изготовление копий документов путем ксерокопирования предпочтительнее, поскольку подпись должностного лица или гражданина на документе при изготовлении копии не способом ксерокопирования заменяется штампом «подпись» и это исключает возможность в дальнейшем при необходимости сличить подписи на подлиннике документа и на копии с него. Ксерокопия же полностью воспроизводит подписи.

Для нотариального свидетельствования верности копии с документа в нем не должно быть подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений. В том случае если документ имеет неясный текст ввиду наличия каких-либо недочетов, не позволяющих прочесть все в нем написанное в первоначальном начертании, залит чернилами, краской, исполнен карандашом, изложен на нескольких листах, не пронумерованных и не скрепленных (не прошитых) надлежащим образом, нотариус обязан отказать в совершении нотариального действия по свидетельствования копии с этого документа, так же как и в случаях невозможности прочитать текст печати при нечетком, смазанном или стертом оттиске.

При нотариальном удостоверении копии документа нотариус сначала выясняет, нет ли в законе запрещения свидетельствовать копию с данного документа, затем проверяет соответствие документа требованиям законодательных актов, надлежащее оформление документа. Нотариус должен удостовериться в том, что на документе отчетливо видны штамп и печать организации, дата выдачи документа, подписи лиц, что нет никаких неоговоренных исправлений, а также подчисток, что документ выдан правомочным на то учреждением.

Установив полное соответствие копии документа с подлинником, нотариус свидетельствует верность копии. Нотариально засвидетельствованная копия документа, если она изготовлена не методом ксерокопирования, должна воспроизводить точный

текст подлинного документа, указание подписей должностных лиц, где вместо подписи должностного лица, подписавшего документ, делается отметка «подпись», вместо печати – «печать» с текстом расшифрованной печати. Затем следует удостоверительная надпись нотариуса о свидетельствовании верности копии (форма № 51), в которой отмечается отсутствие или наличие оговоренных исправлений в подлиннике документа и других особенностей, фиксируется регистрация в реестре с указанием номера, сумма взысканной госпошлины (тарифа), производится подпись нотариуса с приложением оттиска его печати.

Копия документа, состоящая из нескольких листов, прошнуровывается, пронумеровывается, количество листов заверяется подписью нотариуса с приложением печати. Если на копии остаются не до конца заполненные строки и другие свободные места, то они прочеркивается, также прочеркиваются обратная сторона листа.

Статья 78 Основ законодательства РФ о нотариате особо оговаривает условия нотариального свидетельствования верности копии документа, выданного гражданином. Данное нотариальное действие производится при соблюдении, во-первых, тех же требований к документу, копия с которого свидетельствуется, которые установлены ст. 77 Основ законодательства РФ о нотариате – документ, копия с которого свидетельствуется, должен иметь юридическое значение и содержание документа должно соответствовать закону; а во-вторых, ст. 78 Основ законодательства РФ о нотариате вводит новое требование: подлинность подписи гражданина на документе должна быть засвидетельствована соответствующими органами и должностными лицами.

Требование о надлежащем удостоверении подлинности подписи гражданина на документе совершенно оправданно. Гражданами могут выдаваться любые составленные ими документы-поручения, доверенности, заявления, как имеющие, так и не имеющие правового значения. Удостоверение подписи гражданина на документе нотариусом или соответствующим должностным лицом необходимо не только для того, чтобы данный документ имел юридическое значение, но и для того, чтобы подтвердить действительное волеизъявление лица на выдачу данного документа. Форма и наименование конкретного документа, выданного гражданином, при свидетельствовании копии с него не имеет значения, так как законодательство не содержит требований относительно специальной формы таких документов.

Засвидетельствовать подлинность подписи гражданина на документе может не любое должностное лицо:

· во-первых, подлинность подписи гражданина на документе в соответствии с законом свидетельствуется нотариусом, должностным лицом органа исполнительной власти или консульского учреждения Российской Федерации (ст. 37, 38 Основ);

· во-вторых, свидетельствование верности копии с документа возможно тогда, когда подлинность подписи гражданина на документе засвидетельствована должностным лицом предприятия, учреждения, организации по месту работы, учебы или жительства гражданина (ст. 78 Основ).

При свидетельствовании верности копии с документа, выданного гражданином, нотариус должен удостовериться в том, что подлинность подписи гражданина на документе засвидетельствована не только в соответствующем учреждении, но и определенным полномочным должностным лицом с приложением печати учреждения.

Свидетельствование подлинности подписи гражданина на документе производится только прямо предусмотренными законодательством учреждениями и организациями. Никакие иные учреждения и организации не вправе свидетельствовать подлинность подписи на документах, выданных гражданами. Так, органы социальной защиты, опеки и попечительства, военкоматы и иные подобные организации могут свидетельствовать подлинность подписи гражданина на документе только тогда, когда гражданин является их работником.

Должностными лицами, наиболее часто свидетельствующими подлинность подписи граждан на документах, являются, например, начальник или старший инспектор отдела кадров, заведующий канцелярией или архивом, в коммунальных и жилищно-эксплуатационных организациях – начальник, в стационарном лечебном учреждении – главный врач.