Бухгалтерский учет в торговой организации ведется с помощью балансовых счетов (или счетов бухгалтерского учета). Каждый счет предназначен для обобщения информации о наличии и движении определенного актива или обязательства организации. На балансовом счете 41»Товары»  отражается наличие и движение товарных запасов торговой организации, на балансовом счете 51 «Расчетные счета» – наличие и движение денежных средств на расчетном счете организации, на балансовом счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – наличие и движение кредиторской задолженности перед поставщиками (расчеты с поставщиками) и т.д.

Балансовые счета могут быть активными, активно-пассивными и пассивными.

Активные счета – это счета бухгалтерского учета, на которых учитываются активы организации (внеоборотные и оборотные). Они дают показатели о наличии, составе и движении этих активов. В активных счетах увеличение средств записывается по дебету, а уменьшение – по кредиту. Сальдо счета может быть только дебетовым, оно отражается в активе баланса. Например, активными являются балансовые счета 41 «Товары», 51 «Расчетные счета».

Пассивные счета – это счета бухгалтерского учета, на которых учитываются источники формирования активов организации (собственные и заемные). В пассивных счетах увеличение источников записывается по кредиту, а уменьшение источников – по дебету. Сальдо может быть только кредитовым, оно отражается в пассиве баланса. Например, пассивными являются балансовые счета по учету расчетов по краткосрочным (счет 66) и долгосрочным (счет 67) кредитам и займам.

Активно-пассивные счета – это счета бухгалтерского учета, имеющие признаки активных и пассивных счетов. В этих счетах сальдо может быть и дебетовым, и кредитовым либо одновременно дебетовым и кредитовым (развернутое сальдо). Примером активно-пассивного счета является балансовый счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Дебетовое сальдо по этому счету показывает сумму дебиторской задолженности, оно отражается в активе баланса. Кредитовое сальдо по счету 76 показывает сумму кредиторской задолженности и отражается в пассиве баланса.

В бухгалтерском учете существует понятие корреспонденции счетов.  Корреспонденция счетов – это связь между счетами бухгалтерского учета, обусловленная экономической сущностью хозяйственных операций.

По каждому счету в течение определенного периода (дня, месяца, квартала, года) образуется несколько записей по дебету и кредиту. Сумма записей по дебету счета называется дебетовым оборотом, а сумма записей по кредиту счета – кредитовым оборотом. Кроме оборотов, каждый балансовый счет имеет сальдо на определенную дату. Сальдо – это остаток по счету бухгалтерского учета. Сальдо по счету на начало отчетного периода называют входящим, или начальным, а на конец отчетного периода – исходящим, или конечным.

Пример

Остаток товара на складе на начало дня был 20000 р., в течение дня от поставщиков поступил товар на сумму 200 000 р. и был отпущен покупателям на сумму 80 000 р.  Корреспонденции счетов по движению товара за день  на счете 41 «Товары» будут следующими (табл. 2.4).

Таблица 2.4 Корреспонденции счетов по движению товаров

Для определения остатка товара на конец дня используется формула:

Сдо_к = Сдо_н + Об_Дт – Об_Кт,                       (2.2)

где Сдо_к – конечный остаток (остаток на наконец дня); Сдо_н – начальный остаток (остаток на начало дня;) Об_Дебет –  дебетовый оборот;  Об_Кт  – кредитовый оборот.

Таким образом, в нашем примере за один день дебетовый оборот по счету 41 «Товары» составил  200 000 р.,  кредитовый оборот – 80 000 р.

Остаток на конец дня:

20000 + 200000 – 80000 = 140000 р.