В связи с тем, что товарные потери вследствие естественной убыли образуются в течение всего межинвентаризационного периода, то и включаться в расходы на продажу они должны не единовременно, а по месяцам этого периода. Поэтому ежемесячно следует списывать на расходы на продажу плановую сумму потерь путем начисления резерва на естественную убыль.

Резерв начисляется в пределах действующих норм. Создание резерва необходимо отразить в приказе по учетной политике организации.

Чтобы определить сумму, на которую следует создать резерв, можно рассчитать средний процент товарных потерь по отношению к товарообороту прошлого периода, и применять этот процент к товарообороту отчетного периода.

Создание резерва отражается по кредиту балансового счета 96 «Резервы предстоящих расходов» в корреспонденции со счетом учета расходов на продажу (балансовый счет 44). Таким образом, начисление резерва ежемесячно отражается записью:

Дебет 44

Кредит 96.

После проведения инвентаризации списание недостачи товара отражают проводками:

1) Дебет 94

Кредит 41-2 – отражена недостача товара в учетных ценах;

2) Дебет 96

Кредит 94 – списана недостача товара в покупных ценах в пределах норм естественной убыли;

3) Дебет 42

Кредит 94 – списана недостача товара в пределах норм в части торговой надбавки (для организаций, учитывающих товар по продажным ценам);

4) Дебет 73.3

Кредит 94 – недостача сверх норм отнесена на виновных лиц;

5) Дебет 42

Кредит 98-4 – торговая надбавка по недостаче, отнесенная на виновных лиц (для организаций, учитывающих товар по продажным ценам) включена в доходы будущих периодов.

Как правило, суммы фактической недостачи товаров вследствие естественной убыли и начисленного резерва не совпадают. Поэтому после проведения инвентаризации следует скорректировать сумму начисленного резерва:

1) если сумма образованного резерва меньше фактической недостачи в пределах норм, то следует доначислить резерв на сумму недостачи в покупных ценах:

Дебет 44

Кредит 96;

2) если сумма образованного резерва больше фактической недостачи в пределах норм, то следует сторнировать излишне начисленный резерв методом «красное сторно»:

Дебет 44

Кредит 96.

Пример

Магазин ведет учет товаров по продажным ценам.

В межинвентаризационный период начислен резерв на естественную убыль в сумме 10 000 р.

Фактический размер недостачи составил 8 200 р., в том числе торговая надбавка – 2 400 р. По результатам инвентаризации сделаны проводки:

1) Дебет 94

Кредит 41-2 – 8 200 р. – списана недостача товара;

2) Дебет 42

Кредит 94 – 2 400 р. – списана недостача в пределах торговой надбавки;

3) Дебет 96

Кредит 94 – 5 800 р. (8 200 – 2 400) – списана недостача товара в покупных ценах за счет образованного резерва;

4) Дебет 44

Кредит 96 – (4200 р.) – сторнирован излишне начисленный резерв (10 000 – 5800).