При обнаружении отклонений данных инвентаризации имущества от данных бухгалтерского учета составляются сличительные ведомости:
· по основным средствам – унифицированной формы № ИНВ-18;
· по товарно-материальным ценностям – унифицированной формы № ИНВ-19.
Суммы излишков и недостач в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.
На ценности, которые находятся у организации на ответственном хранении или в аренде, составляются отдельные сличительные ведомости.
Сличительные ведомости допускается составлять как ручным способом, так и с использованием компьютера.
Согласно Положению по бухгалтерскому учету и отчетности (приказ Минфина №34н) расхождения, выявленные при инвентаризации, отражаются в учете следующим образом:
· излишек имущества приходуется в балансе на дату проведения инвентаризации;
· сумма излишка отражается в составе прочих доходов организации;
· недостача и порча имущества в пределах норм естественной убыли относятся на издержки обращения (расходы на продажу);
· недостача и порча имущества сверх норм естественной убыли относятся за счет виновных лиц;
· если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании ущерба с них, убытки списываются в прочие расходы.
Обратите внимание, нормы естественной убыли могут применяться только при фактическом выявлении недостач. При этом нормы убыли применяются только после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. После зачета по пересортице нормы убыли применяются только к тем товарам, по которым фактическая недостача не перекрылась излишками. Зачет по пересортице допускается в исключительных случаях:
· за один и тот же проверяемый период;
· у одного и того же материально ответственного лица;
· в отношении материальных ценностей одного и того же наименования в тождественных количествах.
В случае обнаружения пересортицы материально ответственное лицо должно представить инвентаризационной комиссии объяснительную в письменном виде с подробным изложением причин пересортицы.
Если при зачете пересортицы стоимость недостающих ценностей будет выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, то разница в стоимости относится за счет виновных лиц.
Если виновники пересортицы не установлены, то разница по пересортице рассматривается как потери сверх норм естественной убыли и списывается в прочие расходы.
Если после зачета по пересортице, которая произошла не по вине материально ответственных лиц, недостача не покрылась, то к этой недостаче применяются нормы естественной убыли. При этом в протоколе инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым разница по пересортице не отнесена на виновных лиц.
Результаты инвентаризации товаров отражаются в учете бухгалтерскими проводками (табл. 5.2).
Таблица 5.2 Учет результатов инвентаризации
|
Проводка |
Содержание операции |
|
|
Дт |
Кт |
|
|
41 |
91-1 |
Оприходованы выявленные при инвентаризации излишки товаров (по рыночным ценам) |
|
41-2 |
42 |
Отражена торговая наценка на оприходованные излишки товаров (эту проводку делают только организации розничной торговли, которые учитывают товары по продажным ценам) |
|
94 |
41 |
Отражена недостача, порча товаров (по учетным ценам) |
|
94 |
42 |
Сторнировочной записью списана торговая наценка по недостающему (испорченному) товару (эту проводку делают розничные торговые организации, которые учитывают товар по продажным ценам) |
|
94 |
98 |
Торговая наценка по недостающему (испорченному) сверх норм естественной убыли товару отражена в составе доходов будущих периодов (эту проводку делают только в тех случаях, когда указанная сумма будет взыскиваться с виновных лиц, которые признали вину, либо вина которых установлена судом) |
|
41 |
94 |
Признана пересортица товаров, а именно оприходованы товары, оказавшиеся в излишке, которыми допускается перекрыть недостачу |
|
44 |
94 |
Сумма недостачи (порчи) в пределах норм естественной убыли списана в расходы на продажу |
|
73-2 |
94 |
Сумма недостачи (порчи) сверх норм естественной убыли списана за счет виновного лица (отражена как дебиторская задолженность материально ответственного лица, допустившего недостачу или порчу ценностей) |
|
73-2 |
19 |
Сумма НДС, предъявленная поставщиком по недостающему (испорченному) товару, подлежащая возмещению виновным лицом |
Продолжение таблицы 5.2
|
91-2 |
94 |
Списана в прочие расходы сумма недостачи при отсутствии конкретных виновников |
|
91-2 |
73-2 |
Списана в прочие расходы сумма недостачи, во взыскании которой отказано судом |
|
99 |
94 |
Отражено списание выявленных сумм недостачи (порчи) товаров в результате стихийных бедствий, иных чрезвычайных ситуаций |
|
50-1 |
73-2 |
Отражено возмещение лицом, виновным в недостаче (порче) товаров, суммы ущерба (в случаях, когда виновное лицо вносит денежные средства в кассу организации) |
|
70 |
73-2 |
Отражено удержание суммы ущерба из заработной платы лица, виновного в недостаче (порче) товаров |
|
98 |
91-1 |
По мере возмещения суммы ущерба признается прочий доход на сумму торговой наценки (пропорционально сумме возмещенного ущерба, исчисленной в учетных ценах) |
Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета инвентаризационная комиссия представляет на утверждение руководителю организации. Руководитель организации принимает окончательное решение о зачете недостач излишками.
В документах, которые представляются в бухгалтерию для списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть:
· решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц или отказ от взыскания ущерба с виновных лиц;
· заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела товарных экспертиз или соответствующих специализированных организаций.