Для эффективного функционирования менеджмента должна быть создана организация, в которой осуществляется деятельность менеджеров.
Когда менеджмент как наука выделился в самостоятельную область знаний, слово "организация" стало ассоциироваться с сознательно определенной, заданной структурой ролей, функций, прав и обязанностей, принятых на предприятии (в фирме). Т.е. под "организацией" следует понимать предприятие, фирму, учреждение, ведомство и т.п. трудовые формирования.
Из всего многообразия определений понятия "организация" можно выделить следующие.
1 Организация как процесс, посредством которого создается и сохраняется структура управляемой либо управляющей системы.
2. Организация как совокупность (система) взаимоотношений, прав, обязанностей, целей, ролей, видов деятельности, которые имеют место в процессе совместного труда.
3. Организация как группа людей с общими целями.
Чтобы считаться организацией, трудовое формирование должно отвечать следующим обязательным требованиям:
• наличие не менее двух людей, которые считают себя частью этой группы;
• наличие по крайней мере одной общественно полезной цели (т.е. желаемого конечного состояния или результата), которую принимают как общую все члены данной группы;
• наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.
Организация — это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей. Элементы организации представлены на рисунке 2.1
Рис.2.1. Элементы организации
Концепция жизненного цикла организации. "Жизнь" организации подобна жизни человека, времени существования любого предмета труда или услуги. Она имеет свои фазы и особенности развития.
Согласно концепции жизненного цикла организации вся ее деятельность проходит ряд стадий, начиная с рождения, расцвета вплоть до прекращения существования или коренной модернизации. На рис. 2.2 представлено пять основных фаз развития организации, каждая из которых имеет определенные цели, признаки, стиль руководства, задачи и организацию труда.
Рис.2.2. Основные фазы в жизни организации
Фаза 1 — рождение организации. Для нее характерны: определение главной цели, заключающейся в выживании; кризис стиля руководства (руководство одним лицом); основная задача — выход на рынок; организация труда — стремление к максимальному увеличению прибыли.
Фаза 2 — детство и юность. Отличительные особенности: главная цель — кратковременная прибыль и ускоренный рост; выживание за счет жестокого руководства; основная задача — укрепление и захват части рынка; организация труда — планирование прибыли, увеличение жалования и заслуг.
Фаза 3 — зрелость. Главная цель — систематический, сбалансированный рост и формирование индивидуального имиджа; эффект руководства за счет делегирования полномочий (децентрализованное руководство); основная задача
1) рост по разным направлениям, завоевание рынка, учет разнообразных интересов; организация труда — разделение и кооперация, премия за индивидуальный результат.
Фаза 4 — старение организации. По-сути — это высшая ступень ее зрелости. Главная цель в развитии организации
2) сохранить достигнутые результаты (остаться на "завоеванных" позициях); в области руководства эффект достигается за счет координации действий; основная задача — обеспечить стабильность, свободный режим организации труда, участие в прибылях.
Фаза 5 — возрождение организации. Главная цель состоит в обеспечении оживления по всем функциям; ее рост — за счет коллективизма; главная задача — омоложение; в области организации труда — внедрение НОТ, коллективное премирование.
Общие характеристики организаций. Общая характеристика организации представлена на рисунке 2.3.
Рис. 2.3. Общая характеристика организации
Вместе с тем они имеют общие для всех организаций характеристики. Рассмотрим каждую из них в отдельности:
1. Ресурсы. Целью всякой организации является наличие и преобразование ресурсов, которые используются ею для достижения ее тактических и стратегических целей.
Основные ресурсы — это люди (трудовые ресурсы), основные и оборотные средства, технологии и информация.
2. Зависимость от внешней и внутренней среды. Это одна из самых значительных характеристик организации. Ни одна организация не может функционировать изолированно, вне зависимости от внешних ориентиров. Они во многом зависимы от внешней среды. Это условия и факторы, возникающие в окружающей среде независимо от деятельности организации, так или иначе воздействующие на нее.
Различают факторы внешней (рис. 2.4) и внутренней среды организации.
Рис. 2.4. Факторы внешней среды организации
Рассматривая влияние внешней среды на организацию, следует иметь в виду, что оно неодинаково. Поэтому важно уметь выявить наиболее существенные факторы внешнего влияния и выработать эффективные способы реагирования на внешние воздействия.
В связи с этим процесс управления организацией можно представить в виде схемы (рис. 2.5).
Рис. 2.5. Процесс управления с учетом влияния внешней среды
Под внутренней средой организации понимают ситуационные факторы внутри организации. Так как организации представляют собой созданные людьми системы, то их внутренние факторы в основном являются результатом управленческих решений. По сути это хозяйственный организм организации, её структура представлена рисунком 2.6
Рис. 2.6. Внутренняя среда организации
Рассмотрим каждую составляющую внутренней среды:
Цели организации. Организацию следует рассматривать как средство достижения целей.
1.Цели — это конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться трудовой коллектив.
Организация имеет всегда хотя бы одну общую цель, достичь которую стремятся все члены трудового коллектива. На практике весьма редко встречаются организации, имеющие только одну цель. Организации, имеющие несколько взаимосвязанных целей, называют сложными организациями. Важно, чтобы намеченные трудовым коллективом цели были реальными и выполнимыми.
2.Структура организации — это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достичь целей организации.
3. Задача — это предписанная работа или часть работы (операции, процедуры), которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки.
С технологической точки зрения задачи предписываются не работнику, а должности. В соответствии со структурой организации каждой должности предписан ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации (рис. 2.7).
Рис.2.7. Взаимосвязь должностей, структуры и целей
4. Технология – это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих знаний, необходимых для осуществления преобразований в материалах, информации и людях.
Задачи и технологии тесно взаимосвязаны. Выполнение задачи предполагает использование конкретной технологии (рис. 2.8).
Рис. 2.8. Взаимосвязь технологии, заданий, структуры и целей
5. Люди (трудовые ресурсы). Это пятый и наиболее значимый элемент внутренней среды организации. Цели организации достигаются через труд людей. Это значит, что в менеджменте все внутренние элементы никогда не рассматриваются изолированно друг от друга. Изменения одного из названных элементов будут в определенной мере влиять на все остальное. Взаимосвязь внутренних элементов организации: целей, структуры, задач, технологии и людей, показана на рис.2.9.
Рис.2.9. Взаимосвязь внутренних элементов организации