3.3.   Функции контроля: методологические основы

Специфика контроля как управленческой функции заключается в том, что он реализует в той или иной форме идею обратной связи, которая, как известно, в общем виде представляет собой передачу информации с выхода объекта управления на вход управляющей системы. Контроль должен обеспечивать правильную оценку состояния дел, на основе которой выносится решение о необходимости (или отсутствии таковой) принять соответствующие меры, корректирующие ход процесса, воздействующие на результаты дея­тельности в нужном направлении.

Содержание функции контроля заключается в сборе, обработке и анализе информации о состоянии контролируемого объекта, процесса деятельности. Часто это содержание не ограничивается регистрирую­щей ролью: оно распространяется до выявления причин, вследствие ко­торых возникли те или иные неблагоприятные отклонения.

Понятие и сущность функции контроля. Существуют различные определения понятия «контроль»:

•   это процесс, при помощи которого руководство организации определяет, правильны ли его решения и не нуждаются ли они в известной корректировке; или это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Процесс контроля состоит из установки стандартов, измерения фактически достигнутых результатов проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов;

•   это сопоставление результатов с целями:

•   это количественная и качественная оценка и учет результатов работы. Контроль является элементом обратной связи, так как на основании его данных производится корректировка ранее принятых решений, планов, норм и нормативов. Следует заметить, что оценка и учет результатов работы входят, согласно Файолю, в пятую группу операций — учетные, а не в шестую группу — административные (управлен­ские), где контроль занимает самостоятельную и обособленную функцию;

•   это управленческая деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации. В ней выделяют два основных направления: контроль за выполнением работ, намеченных планов; меры по коррекции всех значительных отклонений от плана.

Главные инструменты выполнения контрольной функции — наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ. В общем процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов и даже норм и нормативов.

Контроль можно определить как процесс, обеспечивающий эффективное достижение цели организации.

В процедуре контроля есть несколько (у одних авторов три, у других — четыре) четко различимых этапа:

Первый этап — установление параметров организации, по сравнению с которыми будут оцениваться ее деятельность и направления дальнейшего движения. В управ­ленческой литературе они рассматриваются как стандарты, нормы, планы, критерии или, обобщенно, как конкретные цели, динамика которых поддается измерению. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации. Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две очень важные особенности:

• они характеризуются наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа;

• они характеризуются наличием конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы.

Второй этап — осуществление измерения достигнутых показателей работы организации. Основное условие качественного выполнения этого процесса — выбор та­ких показателей, которые реально отражают движение организации по пути дости­жения поставленных перед ней целей. Это означает, что:

• измерение должно быть выборочным;

• измерение должно соответствовать составу стандартов, норм и плановых заданий.

Измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты, — это самый трудный и самый дорогостоящий элемент контроля. Для того чтобы быть эффективной, система измерения должна соответ­ствовать тому виду деятельности, который подвергается контролю. Выбор подходя­щий единицы измерения — это зачастую наиболее легкая часть проведения контроль­ных измерений, обеспечивающих в конечном счете и весь контроль, достижение целей организации. Равно важно, чтобы скорость, частота и точность измерений то­же были согласованы с деятельностью, подлежащей контролю.

Третий этап — осуществление сравнения фактически достигнутых данных с за­планированными, что дает возможность установить наличие отклонений в ту или иную сторону, выявить факторы и условия и перейти к следующему, последнему, этапу контроля. Деятельность, осуществляемая на этом этапе контроля, зачастую является наиболее заметной частью всей системы контроля. Эта деятельность заключается в определении  масштаба допустимых отклонений и принципа исключения; измерения результатов; передаче информации и ее оценке.

Четвертый этап – производится окончательная оценка результатов и предпринимаются действия по их корректировке. По параметрам, оцениваемым в процессе контроля, могут быть получены результаты трех видов: положительные, отрицательные, нейтральные:

- положительные, когда фактические параметры лучше запланированных;

- отрицательные, когда фактические данные оказались хуже запланированных;

- нейтральные, когда организация функционирует в соответствии с планом и никаких корректировочных действий не требуется.

Система контроля в организации должна предусматривать осуществление различных видов контрольной деятельности. Характеристика основных видов конт­рольной деятельности следующая:

• Предварительный контроль — проводится до принятия решения по тому или иному вопросу в целях предупреждения неверных или необоснованных решений. Применяется к трудовым, материальным и финансовым ресурсам.

• Текущий контроль — осуществляется в процессе исполнения принятых решений (плановых заданий). Назначение — своевременное выявление отклонений, препятствующих исполнению решений в полном объеме, нужного качества и в установленные сроки. Производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным руководителем. Этот вид контроля осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее, он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль, таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.

Заключительный контроль — осуществляется после реализации решения для

• проверки правильности его исполнения. В рамках этого контроля обратная связь использует­ся после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершении контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактиче­ски полученные результаты сравниваются с требуемыми. Заключительный конт­роль имеет две важные функции: одна из них состоит в том, что этот контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем; вторая функция этого контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации.

• Стратегический контроль — предусматривает учет, оценку и анализ результатов разработки и реализации перспективной конкуренции развития организации. Объектом выступают жизненно важные аспекты политики организации: маркетинг, научно-технические прогнозы, продуктово-тематический портфель.

• Оперативный контроль — нацелен на текущий учет, анализ осуществляемых процессов имеет своей задачей обеспечение выполнения принятых плановых заданий. Объектом выступают: тематические и производственные задания, сроки проведения работ, качество работ, предусмотренные планом ресурсы, связанные с деятельностью затраты предприятия.

• Финансовый контроль — ориентирован на конечные экономические результаты деятельности организации и проводится на разных уровнях управления в соответствии с принятой организационной структурой. Объектом являются такие показатели, как то: прибыль, издержки, объемы производства и продаж, инвестиции и эффективность их использования, обеспеченность финансовыми средствами и финансовое состояние организации (платежеспособность и ликвидность).

• Административный контроль — распространяется на процессы деятельности и управления ими, имеет иерархическую структуру. Объекты контроля: производственно-хозяйственный процесс в целом и его отдельные части, плановые задания, сроки поставок, ситуация в коллективах исполнителей, выполнение производствен­ной программы и всех видов планов организации.

• Полный контроль — строится как целостная система, постоянно функционирующая в принятой организационной структуре.

• Выборочный контроль — организуется как разовое мероприятие, имеющее целевой характер: проверка качества продукции, соблюдения нормативных требований, научно-технического уровня продукции и т. п.

По форме осуществления контроль может быть:

• внутренним — система контроля организуется предприятием самостоятельно;

• внешним — контроль со стороны внешних контрольных органов, вышестоящей организации, государственных органов и т. п.

В зависимости от содержания проблемы или выявленного отклонения и способа выработки регулирующего воздействия различают два вида регулирования:

• реактивное регулирование — осуществляется, когда не достигнуты стандарты.. Направлено на сглаживание отклонений от стандартов;

упреждающее регулирование — проблема рассматривается как потенциальная возможность. Направлено на улучшение деятельности или извлечение наибольшей выгоды из представившихся возможностей.

К негативным формам контроля можно также отнести односторонний контроль, скрытый контроль, формальный контроль.