В любой организации функционирует большое количество формальных групп, создаваемых по воле руководителей или по инициативе подчиненных с целью выполнения задач организации. Теория и практика менеджмента предлагает разнообразные виды формальных групп:

1) рабочая (целевая) группа — группа внутри предприятия, члены которой работают над одним заданием, задачей, проектом. Целевые группы могут быть специальные и постоянные. Эти группы представляют собой отдельные взаимосвязанные производственные элементы, образующие организацию как систему. Задачи каждой из рабочих групп должны быть взаимосвязаны с задачами других структурных подразделений и организации в целом;

2) руководящая (командная) группа — группа управления, состоящая из руководителя и его непосредственных подчиненных, руководителей отдельных подразделений, отделов, бригад;

3) комитет — группа людей внутри организации, которой делегированы полномочия для выполнения какого-либо задания. В состав комитетов входят как руководители разных уровней управления, так и рядовые сотрудники. Иногда комитеты называют комиссиями или советами.

Выделяют два типа комитетов:

- постоянный комитет, создаваемый как постоянно действующая группа с целью осуществления конкретной задачи, чаще всего стратегической;

- специальный комитет, формируемый для выполнения отдельной временной задачи.

Для большинства традиционных организаций создаваемые формальные группы являются официальным средством горизонтального общения и способствуют формированию горизонтальных коммуникаций. Руководство организаций делегирует формальной группе полномочия таким же образом, как и отдельному лицу. При этом, как и должностные лица, эти группы должны отчитываться о выполнении порученных им заданий перед тем, кто делегировал им полномочия. Формальные группы могут обладать линейными или штабными полномочиями.

Остановимся более подробно на деятельности комитетов. Особенностью функционирования комитетов в организации является групповой характер принятия решений, эффективность которого определяется рядом преимуществ перед индивидуальной деятельностью, среди которых можно выделить:

1) принятие интегрированных, совместимых решений;

2) увеличение числа альтернатив решения проблем;

3) развитие горизонтальных коммуникаций;

4) удовлетворение вторичных потребностей работников, являющихся членами создаваемых комитетов;

5) рост интеллектуального уровня сотрудников;

6) формирование организационной культуры предприятия;

7) привлечение рядовых работников к управлению организацией.

Вместе с тем комитетам присущи и недостатки. Так, например, классик теории управления Л. Гьюлик предлагал ограничить их использование чрезвычайными ситуациями, поскольку считал их слишком чувствительными для регулярного менеджмента. Это связанно с тем, что функционирование комитетов вызывает определенные реальные проблемы, к которым можно отнести:

1) разделенную ответственность;

2) финансовые затраты;

3) замедленное принятие и выполнение решений;

4) большую численность работников;

5) групповой конформизм.

Н. Сигбанд, специалист по управленческим коммуникациям, предлагает шесть способов сделать заседания комитетов как можно более продуктивными:

1) проводить только те заседания, необходимость которых очевидна;

2) каждый раз определять общую цель и последовательность решения задач;

3) приглашать на заседания тех, кто может быть полезен;

4) заранее проводить всю техническую подготовительную работу;

5) раздавать всем повестку дня и необходимые материалы до начала заседания;

6) начинать и заканчивать заседания вовремя.

Эффективность деятельности советов и комиссий значительно повысится, если будут четко определены их права и обязанности, а также регламентировано время на процесс принятия и реализации решения.

Прибегать к групповой форме принятия решений исследователи менеджмента советуют, если группа может выполнить эту работу лучше, чем один руководитель. Ученые приводят ситуации, когда управление с помощью групп может быть предпочтительнее:

1) в случае если проблема требует большого опыта или нестандартного решения в какой-то определенной области, то необходима консультированная помощь специалистов для принятия решения;

2) когда предлагаемое решение является непопулярным, то использование групп будет способствовать ослаблению недовольства и сопротивления сотрудников организации;

3) в случае если нецелесообразно сосредотачивать власть в руках одного руководителя, использование комитетов поможет распределить полномочия между несколькими лицами.