План разрешается корректировать не только на уровне руководства предприятия в целом, но и на уровне отдельных его служб (подразделений). Корректировка проводится на различных стадиях плановой работы: разработки плана, его выполнения, анализа промежуточных результатов работы предприятия. Причины корректировок могут быть различными: изменения (как правило, увеличение) горизонта планирования, изменение условий внешней среды, возникновение форс-мажорных обстоятельств и пр. Однако корректировка не должна приводить к изменению контрольных показателей деятельности предприятия в том случае, если она проводится на уровне подразделения предприятия, и к изменению всей системы основных показателей плана, если корректировка осуществляется руководством предприятия. В противном случае подготовленный план был некорректным.
Корректировка плана также не должна быть частой. Постоянное изменение плановых показателей снижает заинтересованность сотрудников предприятия в их достижении и зачастую прикрывает нерадивость и недисциплинированность работников. Такая корректировка планов свидетельствует о существенных недостатках имеющейся системы планирования, например: недостаточно точный прогноз состояния внешней (рыночной) среды предприятия, излишняя детализация принятого к исполнению плана, не допускающего никаких отклонений, даже непринципиального характера, и пр.
При изменении показателей следует уточнить плановые ориентиры работы всех подразделений предприятия. Если корректировки плановых показателей производятся по инициативе подразделений (цехов, филиалов, отделений), то они представляют руководству предприятия ходатайство с обоснованием необходимых изменений. В ходатайстве должны быть изложены причины, обусловившие необходимость изменения плановых показателей. Кроме того, оно должно содержать обоснование реалистичности измененных (откорректированных) показателей.
Порядок и сроки разработки и корректировки плана предприятия устанавливаются специальным Положением по разработке, утверждению и контролю исполнения плана предприятия, принятым руководством предприятия (в акционерном обществе — его правлением). В Положении специально оговаривается ответственность за соблюдение установленных сроков и качество разработки плана предприятия.
К главным плановым документам предприятия — годовому плану, перспективным планам, планам крупных функциональных подразделений, т.е. к тем плановым документам, которые утверждает высшее руководство предприятия, рекомендуется составлять аналитическую записку. В бизнес-плане роль аналитической записки может выполнять резюме, в котором дается краткое описание проекта. Аналитическая записка составляется разработчиками плана (чаще всего – специалистами ПЭО предприятия) и подается вместе с проектом плана для его утверждения. Она должна отражать содержание планового документа, цели его составления, сроки, на которые он рассчитан, и необходимые пояснения к плановым показателям (с расчетами), т.е. аналитическая записка дает сжатое, общее представление о плановом документе, поэтому она должна быть краткой (не более 3-4 страниц), четко структурированной и понятной.
Аналитическая записка должна содержать обобщенную комплексную оценку текущего состояния предприятия, на основании которой определяются основные показатели развития предприятия на плановый период и необходимые для этого средства, и включает в себя следующие разделы:
1. в разделе «динамика развития предприятия» уточняется текущее положение предприятия и задачи, на решение которых направлен план: поддержание существующей динамики в случае экономического подъема, преодоление негативных тенденций (уменьшение объема реализации продукции, усиление позиций конкурентов, ухудшение качества продукции и пр.), сохранение существующего положения;
2. в разделе «достигнутые и предполагаемые позиции предприятия на рынке продукции (услуг)» показывают, на какие показатели необходимо выйти предприятию и чего следует достичь в плановом периоде;
3. в разделе «состояние внутренних ресурсов предприятия и возможность их развития» отражают, какие ресурсы необходимы для решения поставленных задач, где их можно изыскать и каким образом будет осуществлен запуск в производство.
Аналитическая записка нужна только на время обсуждения проекта плана руководством предприятия, а с принятием плана она утрачивает свое значение.